Veresiye defteri
kendi kendine yazılsın
Açık hesaba yazdığınız her sipariş müşterinin bakiyesine kendiliğinden işlenir. Kimin ne kadar borcu kaldığını defter karıştırmadan görürsünüz.
Hesap, siparişi alırken açılır
- 1Müşteriyi ayrıca kaydetmeniz gerekmez
Adı ve telefonu yazdığınız müşteri kayıtlı değilse bu satışla birlikte açılır ve açık hesap müşterisi olarak işaretlenir; kayıtlıysa mevcut kartına eklenir. Tek şart ad veya telefondan birinin dolu olmasıdır — ikisi de boşsa sipariş kaydedilmez.
- 2Açık hesap
İşi şimdi teslim edip parayı sonra alacağınız her siparişte bunu işaretleyin. Sipariş tutarı, seçtiğiniz anda müşterinin bakiyesine borç olarak yazılır.
- 3Açıklama — işi kim istedi?
Kurumsal müşterilerde asıl işe yarayan alan budur: işi isteyen çalışanın adını ya da proje ismini yazarsınız. Bu not hesap hareketleri listesinde mavi renkte görünür, dökümde de müşteriye çıkar. «Bu iş bizim değil» dendiğinde cevabı o satırdadır. Boş bırakabilirsiniz.
Listeye bakın: kimin ne kadar borcu var
- 1Satış Paneli
Sizi sipariş aldığınız ekrana götürür. Açık hesap listesine yeni bir borç, satış panelinde ödeme türü Açık Hesap seçilen her siparişle kendiliğinden düşer — buradan elle sipariş girilmez.
- 2Müşteri araması
Yüzlerce müşteri arasında kaydırarak aramak yerine adın veya telefonun bir parçasını yazarsınız; çıkan satıra basınca o müşterinin hesap kartı açılır.
- 3Açık hesap müşterisi kaydı
Henüz siparişi olmayan bir müşteriyi önceden açmak için kullanılır. Ad ve telefon yeterlidir; isterseniz adres ve vergi bilgilerini de aynı formdan girersiniz. Altındaki sayı sistemde kayıtlı toplam açık hesap müşterisidir.
- 4Kart başlığı: ad ve telefon
Kartın herhangi bir yerine basmak o müşterinin hesap kartını açar. Telefonu olmayan müşteride bu satırda - görünür.
- 5İki satır bakiye
Kalın yazılan üst satır KDV hariç, alt satır müşteriden tahsil edeceğiniz KDV dahil tutardır; sonundaki kelime yönü söyler: borç, alacak ya da (sıfır). Kırmızıysa müşteri size borçludur, yeşilse siz ona borçlusunuz — tahsil ettiğiniz tutar yazılan borçtan fazla olmuştur. Kapanan hesapta rakam maviye döner.
- 6Kırmızı × — müşteriyi sil
Müşteriyi listeden tamamen kaldırır. Bakiyesi varsa uyarı penceresi borç ve tahsilat kayıtlarının da silineceğini söyler. Bu işlem geri alınamaz; hesabı kapanmış müşteriyi silmek yerine listede bırakmak, geçmişe dönük döküm alabilmeniz açısından daha güvenlidir.
- 7Sıfır bakiyeli müşteriler de listede kalır
Borcu kapanan müşteri listeden düşmez, rakamı maviye döner. Bir sonraki açık hesap siparişinde aynı kart yeniden dolmaya başlar.
Yeni açık hesap müşterisi kaydedin
- 1Müşteri adı
Kurumsal müşteride ticaret unvanını yazın; hesap kartında, dökümde ve faturada bu ad görünür.
- 2Telefon
Zorunlu değil, ama numarası olmayan müşteriye borç hatırlatma SMS'i gönderemezsiniz.
- 3Alttaki alanlar yalnızca fatura için
Adres, vergi no ve vergi dairesi e-fatura kesecekseniz gerekir; eksikse hesap kartındaki fatura düğmesi çalışmaz. Sadece cari takibi yapacaksanız bu bölümü hiç açmadan kaydedebilir, sonradan da tamamlayabilirsiniz.
Müşterinin hesap kartını açın
1
Fatura bilgileri
E-fatura için müşteri adresi, vergi dairesi ve vergi numarası gereklidir.
Fatura oluşturmak için eksik bilgileri "Müşteri düzenle" ile tamamlayın. 5
- 1Firma logonuz
Yönetim ekranında yüklediğiniz logo. Yazdırdığınız dökümün ve sipariş kâğıdının başına da basılır.
- 2Fatura
Borç kayıtlarını muhasebe programınıza gönderir; her borç satırı ayrı kalem olur. Yalnızca borç bakiyesi varken çıkar, vergi bilgileri eksikse gri kalır ve çalışmaz.
- 3SMS gönder
Borcu hatırlatan mesajı gönderir. Borç bakiyesi ve telefon numarası varsa çıkar.
- 4Fatura bilgileri
Girilmemiş alanda — görünür. Bu kutu çıktıda yer almaz.
- 5Kırmızı uyarı
Üç alandan biri bile eksikse belirir. Müşteri düzenle ile tamamlayınca uyarı da fatura düğmesi de düzelir.
Elle borç veya tahsilat ekleyin
- 1Tahsilat mı, borç mu
Siparişten gelen borçlar bu hesaba kendiliğinden düşer. Burası elle hareket eklemek içindir: Tahsilat bakiyeyi düşürür, Borç yükseltir.
- 2KDV oranı ve tutar
Oranı seçin (%0, %10, %20), sonra tutarı KDV dahil mi hariç mi girdiğinizi işaretleyin. Diğer değer yanında kendiliğinden yazar.
- 3İşin adı ve niteliği
Hareketin ne olduğunu yazın — «Bankaya», «Nakit tahsilat», «Kartvizit baskısı» gibi. Dökümde müşteriye görünen metin budur.
- 4İş tarihi
Yalnızca Borç seçince çıkar. Ödeme vadesi değil, işin yapıldığı tarihtir; geçmişte kalmış bir işi bugün girerken tarihini buradan düzeltirsiniz.
Hesap hareketlerini okuyun ve dökümü verin
Hesap hareketleri
- 1Kırmızı «Borç», yeşil «Tahsilat»
Satırın başındaki renkli kelime hareketin yönünü söyler. Siparişten gelen borçlar ürün ve varyant adıyla düşer.
- 2Mavi açıklama
Satış panelinde siparişe yazdığınız not. Kurumsal müşteride işi kimin istediğini buradan ayırt edersiniz.
- 3Alt satır
Kaydın günü ve saati, elle girdiyseniz İş tarihi: ve o hareketin KDV oranı.
- 4Tutar
Üstte KDV dahil, altında hariç karşılığı. Borçlar +, tahsilatlar - işaretlidir.
- 5Düzenle ve Sil
Düzenle satırı yerinde forma çevirir. Sil hareketi kaldırıp bakiyeyi yeniden hesaplar; onay sorulur ve geri alınamaz.
- 6Hesap özeti
Bakiye tek satırda: borç kırmızı, alacak yeşil, kapanmış hesap mavi. Altındaki baskı tarihi dökümün hangi ana ait olduğunu söyler.
Bir satırı düzeltmek
- 1Türünü değiştirebilirsiniz
Yanlışlıkla borç olarak girilen bir tahsilatı silip yeniden yazmanıza gerek yok; buradan çevirirsiniz.
- 2KDV oranı
Oranı değiştirdiğiniz anda dahil/hariç karşılıkları da yeniden hesaplanır.
- 3İş tarihi
Yalnızca tür Borç iken görünür; tahsilata çevirdiğinizde alan kaybolur ve kayıtlı tarih silinir.
- 4Açıklama
Satırda görünen metnin tamamı. Sipariş üzerinden gelen bir kaydın açıklamasını da elle değiştirebilirsiniz.
- 5Dahil / Hariç ve tutar
Hangisini işaretlerseniz rakamı o şekilde girersiniz; diğeri kendiliğinden hesaplanır.
- 6Kaydet
Satır eski hâline döner ve bakiye yeni tutara göre güncellenir. İptal derseniz hiçbir şey değişmez.
Müşteriye verilecek döküm
Hesap hareketleri 2
Hesap özeti
- 1Antetli başlık
Firma logonuz, müşterinin adı ve telefonu kâğıdın en üstünde durur. Adres ve vergi bilgisi girilmişse o da başlığa girer.
- 2Çıktıda yalnızca hareketler ve özet olur
Fatura bilgileri kutusu, borç/tahsilat ekleme formu ve bütün düğmeler kâğıda basılmaz. Müşteriye giden belge sade kalır; ayrıca satırlar sıkıştırılır, böylece uzun hesaplar daha az sayfa tutar.
- 3Altta bakiye
Dökümün sonunda toplam borç KDV hariç ve dahil olarak yazar; hemen altında baskı tarihi durur. Yazdır penceresinde hedefi «PDF olarak kaydet» seçerseniz aynı belgeyi WhatsApp veya e-posta ile de gönderebilirsiniz.
Siparişler sayfasından bir siparişi sildiğinizde o siparişin açık hesaptaki borç satırı yerinde kalır; bakiye kendiliğinden düşmez. İşi hesaptan da çıkarmak istiyorsanız müşterinin hesap kartına girip ilgili satırı Sil düğmesiyle kaldırmanız gerekir.
Tutar değişikliğinde durum farklıdır: eski satır olduğu gibi durur, aradaki fark hesaba Sipariş güncelleme farkı adıyla ayrı bir hareket olarak yazılır. Bakiye doğru çıkar ama listede iki satır görürsünüz.
Sık sorulanlar
Özetle
- Açın. Siparişi alırken ödeme tipinde Açık hesap seçin; müşteri kaydı, borç ve «işi kim istedi» notu aynı anda oluşur.
- Bakın. Liste kimin ne kadar borçlu olduğunu renkle söyler: kırmızı borç, yeşil alacak, mavi kapanmış hesap.
- Bulun. Ad ya da telefonun bir parçasını yazın; bakiye arama satırında bile görünür.
- İşleyin. Para aldığınızda tahsilatı, siparişten bağımsız bir borç çıktığında borcu hesap kartından ekleyin.
- Belgeleyin. Müşteri döküm istediğinde logolu hesap dökümünü yazdırın, fatura gerekiyorsa aynı ekrandan gönderin.
Defter tutmayı bırakın: siparişi açık hesaba yazdığınız anda kayıt zaten düşmüş olur.